Содержание
К числу наиболее действенных и проверенных временем мер по увеличению эффективности бизнеса, безусловно, относится специализация. Чем уже спектр решаемых задач, тем выше производственные показатели: качество продукта, скорость его изготовления, технологичность процессов и т.д. В стремлении сосредоточить все силы на главном для себя виде деятельности многие предприниматели заказывают такую услугу, как аутсорсинг расчета заработной платы.
Описание услуги
Термин представляет собой кальку с английского outsource («внешний источник»). Имеется в виду источник ресурсов. Под аутсорсингом понимают поручение некоторых задач или функций сторонней организации – подрядчику (провайдеру). В данном случае на внешнее обслуживание передают часть бухучета, связанную с расчетом и начислением заработной платы.
Эффективность такой схемы работы подтверждается многими десятилетиями практики. Первые компании, специализирующиеся на бухгалтерии заработной платы, стали появляться в США уже в конце 40-х гг. К ним относится и организованная в 1949 г. фирма Automatic Data Processing, ставшая к настоящему моменту крупнейшим международным провайдером данной услуги. С ней сотрудничают 620 тыс. компаний по всему миру.
Преимущества услуги аутсорсинга расчета зарплаты
Расчеты заработной платы, обязательных отчислений в страховые фонды и налогов относятся к категории самых трудоемких процедур в бухгалтерии. Поручив это стороннему исполнителю, предприниматель получает множество выгод. К ним относится:
- Экономия средств за счет сокращения численности отдела бухучета, отказа от налоговых и юридических консультаций. Попутно снижается нагрузка на отдел кадров – отпадает необходимость в поиске и подборе бухгалтеров-расчетчиков, организации их обучения, разработке системы мотивации. Стоит отметить и косвенные выгоды, обусловленные высокой скоростью решения проблем.
- Высокое качество услуги. Специализирующаяся на расчете зарплаты аутсорсинговая компания располагает передовыми технологиями ведения учета и отчетности, большим опытом по части разрешения сложных ситуаций и новейшим бухгалтерским программным обеспечением; имеет в штате экспертов по трудовому и налоговому праву, оперативно реагирующих на изменения в законодательстве.
- Передача ответственности. Подрядчик обязуется покрыть за свой счет не только штрафы, но и другие убытки от ошибок и упущений при расчете заработной платы, непреднамеренного нарушения законодательства, утечки информации, повреждения документов и пр.
- Непрерывное обслуживание. В отличие от штатного бухгалтера, аутсорсинговая компания не увольняется и не уходит в отпуск, декрет или на больничный.
- Возможность развивать бизнес без увеличения штата бухгалтерии. Это позволит дольше оставаться в границах, установленных правилами упрощенной системы налогообложения.
- Полезные дополнительные услуги. К ним относятся аналитика, рекомендации по оптимизации затрат и пр.
- Снижение налога на прибыль и НДС. Является результатом переноса оплаты труда бухгалтера-расчетчика в категорию затрат и, как следствие, уменьшения налогооблагаемой базы.
Исходную информацию заказчик может передавать в удобном для себя формате, согласованном с провайдером. Наилучшим способом является автоматический импорт из системы бухгалтерского учета.
Что входит в услугу
Выполняемые аутсорсером операции делятся на 2 вида:
- Фиксированные. Это стандартные процедуры, осуществляемые на регулярной основе в соответствии с утвержденным графиком.
- Дополнительные. Нерегулярные операции, в т.ч. разовые, а также адаптированные под нужды отдельно взятого заказчика.
К первой категории относятся:
- расчет зарплаты и аванса;
- подготовка квартальных и годовых отчетов для ПФР, налоговой и ФСС.
Заказчик ежемесячно получает на руки:
- расчетно-платежную ведомость с аналитикой по видам выплат и подразделениям;
- сведения о размере выплат каждому сотруднику и отчислений в ФНС/ФСС/ПФР;
- расчетные листы для сотрудников и общий отчет для отдела кадров;
- электронный файл для проводки операций в системе автоматизированного бухучета, используемой заказчиком: 1С, Scala, Oracle и пр.
К категории дополнительных относятся такие операции:
- расчеты нерегулярных выплат (межрасчетных): отпускных, премий, компенсации при увольнении и т.д.;
- составление отчетов для нужд заказчика, например, анализа фонда оплаты труда;
- сопровождение: консультирование, выезд представителя провайдера в налоговую или в офис заказчика (если инспектор ФНС приехал с проверкой), подготовка разъяснительных писем.
Выбор аутсорсера и организация работы с ним
Право на оказание услуг по расчету заработной платы дает соответствующая лицензия от Роскомнадзора, поскольку компания, ее оказывающая, априори является оператором персональных данных. Аккредитованные компании вносятся в реестр операторов персональных данных, находящийся в ведении этой службы. К числу таковых относится и фирма Talent Pool (talentpool.ru).
Ключевыми моментами в вопросе взаимодействия с аутсорсером являются:
- Договор.
- Система контроля качества услуг.
Договор – единственный юридически значимый документ, определяющий ответственность аутсорсера за ошибки, нарушение законодательства и т.п. При обнаружении таких фактов налоговая инспекция оштрафует заказчика, а тот уже будет добиваться компенсации от провайдера. Если последний откажется возмещать убытки, придется доказывать свою правоту в суде и основанием для этого будет заключенное соглашение. Поэтому оно должно быть грамотно составленным, для чего рекомендуется заказать сопровождение в юридической компании.
Для оценки качества выполнения работ разрабатывают систему, основанную на ключевых показателях эффективности (KPI). Значения этих параметров оговаривают в специальном документе – соглашении об уровне оказания услуг. Также в нем прописывают:
- перечень услуг;
- форму их оказания;
- график выполнения работ;
- порядок и способ оплаты;
- механизмы наблюдения за работой исполнителя и предоставления отчетности;
- процедуру разрешения споров;
- условия прекращения действия договора;
- список конфиденциальных сведений, за разглашение которых провайдер несет ответственность.
Рекомендуется отдавать предпочтение максимально открытым компаниям, предоставляющим полную информацию о квалификации своих сотрудников.