Содержание
Архивные короба – незаменимые инструменты в управлении документацией как в офисных, так и в домашних условиях. Они обеспечивают организованное хранение бумаг и защищают важные документы от внешних воздействий.
Для чего нужен короб
В эру цифровых технологий, кажется, что бумажные носители постепенно уходят в прошлое. Однако в каждом офисе, учреждении и даже дома неизбежно скапливаются важные документы и печатные материалы. Чтобы не потеряться в этом море бумаги, архивные коробки для хранения документов становятся незаменимыми помощниками. Они не только помогают систематизировать документацию, но и защищают её от пыли, влаги и других внешних факторов.
Коробка для архивации документов: государственный стандарт
При выборе важно обращать внимание на его соответствие государственным стандартам. ГОСТ 12301-2006 – основной регулятор в производстве упаковки, в чем нужно хранить документы, ориентируясь на который, производители обеспечивают высокое качество и надежность своей продукции:
- Качество материала и изготовления. На коробках строго не допускаются никакие пятна, будь это масло или клей, а также механические повреждения. Это гарантирует, что документы внутри будут защищены от внешних загрязнений.
- Точность изготовления. Линии сгиба на коробке должны быть четкими и без перекосов. Это обеспечивает простоту и надежность сборки короба, а также его долговечность.
- Размеры архивного короба могут варьироваться в довольно широких пределах. Например, его высота может быть от 8 до 80 см. Ширина бывает от 33 до 120 см, а длина — от 33 до 80 см. Это позволяет выбрать подходящий размер архивного короба для различных типов и документов, в том числе для форматов А3 и А4.
- Толщина его должна составлять от 1.5 до 3 мм. Так она обеспечивает необходимую прочность и способность выдерживать вес содержимого без деформации.
Не допускается расслоение картона по краям кромок. Это важно для обеспечения долговечности и защиты бумаги от внешних воздействий. А в случае вариантов с откидной крышкой, ГОСТ требует проверку прочности места стыковки корпуса с крышкой. Упаковка должна выдержать 10 двойных перегибов без нарушения целостности. Это также свидетельствует о надежности конструкции.
Короб для хранения документов в архиве: виды упаковки и типы креплений
С учетом разнообразия потребностей и условий хранения, производители предлагают различные типы архивных коробов и креплений.
- Картонные. Изготавливаются из пятислойного гофрированного картона. Он обеспечивает надежную защиту документы от влаги и еще обладает хорошими электроизоляционными свойствами. Да, этот вид короба – наиболее популярный для хранения документов в архиве.
- Бумвиниловые. Их покрывают материалом, имитирующим кожу, получаемым путем нанесения окрашенного поливинилхлорида на бумагу. Благодаря тиснению, бумвиниловое покрытие приобретает привлекательный узор.
- Пластиковые. Изготавливаются из прочного и неприхотливого пластика. Размеры коробки и материал, из которого они сделаны, обычно идеально подходят под хранение бумажных листов стандартных форматов офисной бумаги формата А4 в архиве и рабочих кабинетах.
В арсенале архивной тары присутствуют различные конфигурации, каждая из которых отвечает своим уникальным требованиям хранения. Так, горизонтальные коробки считаются универсальным решением, обладающим впечатляющей вместимостью, что делает их подходящими не только для документации, но и для сохранения офисной техники, канцелярских принадлежностей и даже книг.
Вертикальные же разработаны с учетом потребностей хранения листов формата А4. Они предлагают оптимальное пространство и удобство в организации документов.
Что касается коробок с крышкой, то здесь встречаются вариации: к примеру, большие модели (формата А3) обычно оснащаются съемными вариантами. А меньшие – часто комплектуются удобными откидными.
Используются и тубусы. Это отличное решение для хранения в свернутом виде. Например, чертежи, рукописи и эскизы. Это отлично у них «получается», благодаря своей продолговатой форме с круглым сечением.
Коробки для архивации документов могут иметь различные типы фиксации крышек:
- На завязках. Обеспечивают надежное закрытие и легкость доступа к содержимому.
- На липучках. Практичный и быстрый способ закрытия, позволяющий многократно открывать и закрывать короб.
- На кнопках. Простой и надежный метод фиксации.
- На магнитных застежках. Обеспечивают удобство использования и эстетичный вид.
- На резинках. Гарантируют плотное закрытие и сохранность документов при транспортировке.
Из чего делают архивные коробки
Одним из ключевых материалов, используемых в их производстве, является микрогофрокартон. Благодаря своей структуре, он способен выдерживать значительные нагрузки, несмотря на свою легкость. Кроме того, при хранении в разобранном виде архивные коробки занимают мало места, что значительно упрощает их транспортировку и хранение.
Другой популярный материал — пятислойный гофрокартон. Этот выбор обусловлен его высокой прочностью и легкостью, что делает его идеальным для создания надежной архивной упаковки. Эти качества особенно важны, учитывая, что данная тара часто используется, чтобы хранить тяжелые стопки бумаги.
Для повышения защиты документов от влаги, картон иногда покрывают слоем бумвинила. Этот синтетический материал не только придает коробкам внешний вид, напоминающий кожу, но и обеспечивает дополнительную водонепроницаемость. Благодаря своему рельефу, бумвинил усиливает эстетическую привлекательность коробок, делая их внешний вид более презентабельным.
Кроме того, в производстве крупных вертикальных архивных коробок иногда используют дополнительные элементы для усиления прочности. Например, крышки, дно и уголки могут укреплять металлическими скобами. Это обеспечивает дополнительную устойчивость к физическим нагрузкам и продлевает срок службы коробок. Особенно – при интенсивном использовании или перевозке.
Инструкция по сборке коробки
Это довольно простая задача. Она не требует специальных инструментов или навыков. Итак, разберемся, как собрать архивный короб из картона с откидной крышкой.
Начните с подготовки нижнего клапана. Его следует аккуратно загнуть и поместить внутрь коробки до упора, формируя таким образом основание. Затем перейдите к формированию ручек короба, сложив друг на друга клапаны с проделанными отверстиями. После этого их необходимо загнуть до дна короба, чтобы они надежно зафиксировались на своих местах. Далее нужно разместить боковые стенки так, чтобы плоскости с отверстиями располагались по боковым стенкам, и ручки нижних клапанов совпали с прорезями. После этого опустите нижний клапан без ручек на дно коробки, образуя тем самым стабильное основание.
Что касается сборки крышки, начните с того, что положите ее на стол. Первым делом следует загнуть клапаны малой боковины вверх по линии сгиба. Затем – согнуть боковину под прямым углом.
Повторите аналогичные действия и с противоположной частью. После этого необходимо загнуть короткие боковины крышки и убедиться, что фиксирующие язычки вошли в предназначенные для них слоты, обеспечивая надежное закрытие и фиксацию.
Как вы видите, процедура не только проста, но и позволяет эффективно использовать пространство, так как в разобранном виде такая тара занимает мало места, что делает ее удобной для хранения и транспортировки.
Правила хранения документов в коробе
Важно подписывать или маркировать короба, используя при необходимости самоклеящиеся этикетки. Коробки должны быть плотно закрыты, чтобы предотвратить проникновение света и пыли. Не рекомендуется хранить их в помещениях с повышенной влажностью или резкими колебаниями влажности и температуры. Важно размещать коробки на расстоянии более одного метра от отопительных приборов и как можно ближе друг к другу для замедления распространения огня в случае пожара.
Бумага является хрупким материалом и подвержена разрушению из-за естественных процессов и химических свойств чернил и целлюлозы. Главная задача архива — сохранить читаемость документов на длительный срок. Огонь и влага являются основными врагами бумажных носителей.
Для предотвращения быстрого распространения огня рекомендуется тесное размещение коробов и использование разделителей внутри них. Влажные листы подвержены образованию плесени, их восстановление требует значительных затрат, включая замораживание и сублимационную сушку.
Преимущества хранения документов в архивном коробе
Их довольно много. Они защищают бумаги от влаги, солнечных лучей, пыли и механических повреждений, соответствуя строгим требованиям закона об архивном деле. Документы в них остаются читаемыми, с хорошо видимыми печатями и подписями, без пятен и пыли.
Благодаря различию по цвету, коробки удобны для систематизации документации: например, в красных можно хранить документы уволенных сотрудников, а в зеленых – действующих. Картонные коробки легки, экологичны и подлежат повторной переработке, при этом они достаточно прочны, чтобы выдерживать большой вес и ставить их друг на друга. Например, короба от BRAUBERG выдерживает вес в несколько десятков кг. Их легко складывать для хранения и собирать при необходимости.
При всех своих достоинствах, архивные короба доступны по цене, что делает их популярным выбором не только для архивов и офисов, но и для домашнего использования (например, во время переездов).